Si disegna per la segreteria: il nuovo design di Esopo

Copertina di Studio Futuro con il marchio ufficiale di Esopo.

Avevamo disegnato Esopo guardando un monitor grande. Le persone che lo useranno, però, lavorano spesso su un notebook vecchio, con uno schermo da 1280 per 720 pixel. A quella misura la Scrivania non ci stava. La vista mensile del Calendario chiedeva quasi il doppio dello spazio. Due grigi, uno accanto all'altro, si leggevano male.

Quello è stato l'errore di approccio: progettare per lo schermo di chi disegna, non per lo schermo di chi fa il lavoro.

Esopo è la segreteria scolastica AI-nativa di Wacebo Europe. Lavora accanto al DSGA e alla segreteria: capisce le norme, prepara i documenti, tiene d'occhio le scadenze. A decidere e a firmare resta sempre la persona. Il punto, adesso, è farlo stare bene su quello schermo, con quelle persone.

Sono persone spesso vicine alla pensione, che imparano i gesti a memoria più che seguendo una logica da informatico. Vogliono il risultato, non la procedura. Disegnare per loro non è un ripiego e non è un favore. È un caso bello di esperienza d'uso: un'interfaccia che si riconosce, che non chiede di diventare informatici, e che non obbliga a lasciare il documento per fare una domanda.

Cosa non funzionava

L'approccio di prima era una chat, con i pannelli che si aprivano di fianco. Su uno schermo piccolo diventava un labirinto. Tre cose, in particolare, si inceppavano.

Aprire un documento da un progetto faceva comparire un secondo pannello in orizzontale. Metà del foglio finiva fuori dallo schermo. Chi stava lavorando sul testo non vedeva più il testo.

Dall'app a tutto schermo non si tornava alla chat: si tornava solo alla Scrivania. E in tutto schermo spariva anche il riquadro «Chiedi a Esopo». Per fare una domanda bisognava uscire e ricominciare.

La specifica lo dice con parole semplici. La segreteria lavora su documenti e scadenze, non su una chat. Se chiedere aiuto vuol dire lasciare quello che stai guardando, a un certo punto si smette di chiedere.

Non era un problema di volontà. Era un problema di disegno: troppi stati, troppi passaggi, e uno schermo che non era quello vero.

Riconoscere, non ricordare

Jakob Nielsen, nelle dieci euristiche di usabilità del Nielsen Norman Group, chiama questo principio «recognition rather than recall»: riconoscimento, non richiamo. L'interfaccia deve mostrare quello che serve, nel momento in cui serve. La persona non dovrebbe dover tenere a mente, da una schermata all'altra, dove si trova un comando o come si era arrivati lì.

È lo stesso movimento che descrivono i pattern W3C di accessibilità cognitiva, nella nota Making Content Usable for People with Cognitive and Learning Disabilities. Usare schemi, parole e controlli già familiari, così non si deve imparare un linguaggio nuovo. Fare in modo che i percorsi non dipendano dalla memoria. Aiutare a restare sul compito, e a ritrovare il filo se lo sguardo si sposta.

Per il DSGA e la segreteria questo non è un dettaglio da linea guida. È il modo in cui il lavoro esiste già. I gesti si imparano facendoli, giorno dopo giorno, sullo stesso tipo di pratica: una determina, una scadenza, un calendario. Un buon disegno rispetta quella memoria. Uno cattivo la interrompe, e poi chiede di studiare il programma.

Due stati, tre movimenti

Il nuovo design di Esopo riparte da una regola stretta. Lo schermo ha solo due stati.

In Accanto la chat sta a sinistra e un'app a destra. In Piena l'app occupa tutto lo schermo, e in basso resta il riquadro di Esopo. Quel riquadro non sparisce. Mostra sempre che cosa stai guardando, per esempio «Calendario · 30 novembre». Si può chiedere una cosa senza lasciare il foglio, e senza ricominciare da zero.

I movimenti sono tre, e ognuno ha un senso solo. Lo zoom entra nel dettaglio. Lo scorrimento verticale cambia app. Allargare o restringere cambia stato. La freccia torna indietro. La X chiude.

Un documento si apre dentro il suo pannello, con lo zoom. Non nasce un secondo riquadro che spinge il foglio fuori dallo schermo. Nell'app a tutto schermo c'è «Torna alla chat». Il passaggio è scritto, visibile, e porta dove ti aspetti.

Le animazioni durano circa tre decimi di secondo, con effetti leggeri, pensati per i computer meno recenti. Niente che parta da solo, niente che rubi lo sguardo mentre stai leggendo una scadenza.

Si disegna per la segreteria

La regola di questo lavoro è una sola: si disegna per la segreteria. La cosa più facile, più calma, più vuota. Testo grande. Pulsanti con la parola scritta sopra, grandi e con un bordo visibile, non icone da indovinare. Niente che si scopre solo passando il mouse. Tutto deve stare in 1280 per 720.

Non è un elenco di gusti. È la risposta a quello che, sullo schermo vero, già non funzionava: i due grigi che si confondevano, il calendario che non entrava, i comandi che sparivano.

Il Nielsen Norman Group, nelle ricerche con le persone sopra i 65 anni, trova da anni gli stessi ostacoli: testo piccolo, contrasto debole, bersagli minuscoli, elementi che si muovono. In un articolo del 2013, Jakob Nielsen consigliava almeno il corpo 12 come default, pulsanti e link abbastanza grandi da colpire senza mira da precisione, e interfacce ferme al posto di menu che si spostano sotto il cursore. Nel 2019 Lexie Kane torna sullo stesso punto: le scelte pensate per chi ha vent'anni e una vista fresca diventano una barriera per tutti gli altri. E, come osserva, quelle scelte irritano anche chi è più giovane.

I pattern W3C vanno nella stessa direzione. Uno, Limit Interruptions, chiede di evitare le interruzioni: contenuti che si muovono, rumori, avvisi che arrivano da soli mentre stai finendo un compito. Un altro, Let Users Control When the Content Moves or Changes, dice che i cambiamenti devono partire da una richiesta della persona, non da soli. Per questo, nel nuovo design di Esopo, non c'è autoplay e non c'è niente che si anima per farsi notare. Lo schermo sta fermo, finché non lo muovi tu.

Non siamo i primi a prenderlo sul serio

Questo modo di disegnare ha già delle compagnie serie, anche lontane dalla scuola italiana.

Consool è un gestionale per le scuole nigeriane, asili, primarie e secondarie. Sul proprio sito scrive una cosa molto concreta: ogni schermo ha bottoni grandi e parole semplici, e funziona sul telefono come sul computer, anche con una connessione lenta e un apparecchio datato. In un articolo su MobilityArena, chi l'ha costruito racconta la stessa idea con altre parole: parlare la lingua della scuola, non quella di chi ha scritto il programma, e adattarsi a come le persone lavorano già.

Nel 2015 John Kuefler, con il padre, ha pubblicato Simplicity Center, un'app per iPad pensata per rendere più semplice e più sicuro l'uso di internet e della posta per le persone anziane. Lo racconta un articolo della Pittsburg State University: pulsanti grandi e colorati, un'interfaccia costruita intorno alle necessità della nonna di Kuefler. La pagina dell'App Store, oggi, non è più raggiungibile. Resta il punto: un'interfaccia seria può nascere da una persona reale, e da un gesto che quella persona deve poter ripetere senza paura.

Code for America, nel Benefits Playbook del novembre 2024, parla di siti dei servizi pubblici che spesso si mettono in mezzo: un linguaggio complicato, moduli che non stanno nello schermo di un telefono. Quando un sito è semplice e accessibile, scrive l'organizzazione, è una preoccupazione in meno per chi deve già pensarne molte. Il contesto è un altro, i benefici sociali americani, non la segreteria di un istituto italiano. La lezione è la stessa: se lo strumento combatte chi lo usa, il lavoro si ferma.

Noi stiamo applicando questa cura al nuovo design di Esopo. Non perché la segreteria «non sia tecnica». Perché il suo mestiere è un altro, ed è già abbastanza difficile.

È un lavoro in corso

Va detto con onestà dove siamo. La specifica è una bozza. Una parte è già costruita, la guida di design è in corso. Il carattere tipografico e la versione per telefono sono ancora da decidere. Non abbiamo ancora un ritorno delle persone che lavorano in segreteria, e la prova in una scuola pilota deve ancora arrivare. Non possiamo dire che «funziona in classe» o che «le segreterie l'hanno già adottato». Possiamo dire come stiamo disegnando, e perché.

Anche su questo i pattern W3C sono chiari: alla fine bisogna provare con le persone vere. Quello sarà il passo successivo. Fino ad allora questo è un lavoro in corso, e lo raccontiamo come tale.

Il pezzo che ci sta a cuore, però, è già visibile. Non è un'interfaccia «semplificata» per chi non ce la farebbe. È un'interfaccia rispettosa per chi ha un mestiere, uno schermo piccolo, e una memoria fatta di gesti. La persona decide e firma. Il disegno deve farsi da parte, e restare accanto.

Vuoi vedere come si può ridisegnare uno strumento di lavoro senza chiedere alle persone di diventare informatiche? Scrivici: partiamo dallo schermo che usi davvero, e da quello che deve restare facile da ricordare.

Fonti

• Jakob Nielsen, 10 Usability Heuristics for User Interface Design, Nielsen Norman Group, 1994, ultimo aggiornamento 30 gennaio 2024 (euristica 6, «Recognition Rather than Recall»).
• Lexie Kane, Usability for Older Adults: Challenges and Changes, Nielsen Norman Group, 8 settembre 2019.
• Jakob Nielsen, Usability for Senior Citizens: Improved, But Still Lacking, Nielsen Norman Group, 28 maggio 2013.
• W3C, Making Content Usable for People with Cognitive and Learning Disabilities, Working Group Note, 29 aprile 2021.
• W3C WAI, Limit Interruptions e Let Users Control When the Content Moves or Changes, pattern di accessibilità cognitiva pubblicati prima in Content Usable.
• Consool, sito ufficiale, e Mister Mobility, Good Tech Gets Out of the Way: How I Built Ease of Use Into a School App, MobilityArena.
• Pittsburg State University, Programmer develops app to help grandmother, 2015, su Simplicity Center di John Kuefler.
• Code for America, Benefits Playbook, novembre 2024.

In breve: Un buon design per la segreteria non è un ripiego: è un'interfaccia che si riconosce, sta nello schermo che le persone hanno già, e lascia a loro decidere e firmare. Il lavoro è in corso, e la prova vera arriverà con le scuole.