Il portale di una scuola online in due minuti, senza sviluppatori

Dietro una quarantina di negozi scuola c'è un lavoro quotidiano fitto. Portali da aprire, prezzi da aggiornare, ordini da seguire, clienti da avvisare, documenti da controllare.

Studio Kyron è l'app interna dove il team di Kyron fa tutto questo. Ogni area ha un agente con un nome proprio. Si lavora scrivendo, come in una chat, e accanto alla chat c'è sempre la lista vera: portali, ordini, clienti o prodotti.

Prima: un'ora o due per ogni scuola

All'inizio aprire il portale di una scuola era un lavoro da sviluppatore. Bisognava preparare la configurazione, correggere sempre gli stessi tre errori, caricarla su due ambienti, pubblicare il codice, aspettare due aggiornamenti del sito e fare i controlli finali.

Servivano una o due ore per ogni scuola, e serviva sempre una persona tecnica. Con decine di istituti in arrivo, era il collo di bottiglia di tutto il progetto.

Livia intervista il commerciale

Oggi il commerciale apre la sezione Portali e scrive: creiamo un portale nuovo. Risponde Livia, l'agente dei portali.

Livia fa le domande giuste, una alla volta: quale scuola, quali prodotti, quali kit, quali sconti, dove si consegna. Per scegliere i prodotti non chiede di scrivere codici: mostra il catalogo dentro la chat, e il commerciale spunta quello che serve. Allo stesso modo compone i kit e chiede di caricare il logo della scuola.

Prima di salvare, Livia confronta tutto con il catalogo reale e corregge da sola gli errori più comuni. Un codice prodotto scritto male non arriva mai online.

I prezzi concordati li ricontrolla una persona, per scelta. Poi basta un clic su Pubblica. In circa due minuti il negozio della scuola è online, e al team arriva una mail che lo conferma.

Otto agenti, ognuno con il suo mestiere

• Livia, Portali: apre e modifica i negozi delle scuole.
• Elsa, Agevolazioni: legge i documenti per l'IVA al 4% della legge 104, dice se manca qualcosa e propone se approvare o rifiutare. Decide sempre una persona, e i documenti non vengono archiviati.
• Ada, Statistiche: i numeri del sito, dello shop e delle campagne pubblicitarie. Può solo leggere, e risponde con tabelle e grafici.
• Teo, Prodotti: catalogo, giacenze e prezzi. Ogni cambio di prezzo passa da un piano che mostra prima, e si applica solo quando glielo dici.
• Nico, Ordini: filtra gli ordini, ne aggiorna lo stato e scrive ai clienti partendo dai documenti di trasporto.
• Bea, Clienti: schede dei clienti, storico degli ordini, note interne e gruppi salvati.
• Ivo, Richieste: raccoglie quello che serve al team, fa due domande, controlla che la richiesta non esista già e apre il ticket per noi.
• Vera, Anteprima: guarda il sito insieme a te. Selezioni un pezzo di pagina e lei scrive la nota di revisione.

La chat mostra strumenti, non solo testo

Gli agenti non rispondono solo a parole. Quando serve, nella chat compaiono strumenti veri: il catalogo da spuntare, il compositore dei kit, il caricamento del logo, una scheda di proposta, un grafico.

Anche la lista accanto si muove con la conversazione. Se scrivi «i portali di Bari», Livia filtra la lista per te. Se preferisci cercare da solo, la ricerca è lì.

Ogni scrittura chiede conferma

Leggere è libero. Scrivere no. Un cambio di prezzo, una mail a cento clienti, un ticket nuovo: prima l'agente mostra cosa sta per fare, poi aspetta il tuo sì.

Le comunicazioni ai clienti partono a gruppi, dopo un'anteprima e una mail di prova. E lo stesso messaggio non arriva mai due volte alla stessa persona.

Ogni mattina, un riepilogo nella posta

Il team non deve ricordarsi di aprire Studio per sapere come vanno le cose. Ogni giorno arriva una mail con visite e richieste del sito, e un controllo dei prezzi su tutti i portali che segnala quelli fuori posto.

Cosa è cambiato

Aprire una scuola è passato da una o due ore di lavoro tecnico a circa due minuti, e lo fa chi vende. Il team chiede le cose agli agenti invece di aspettare noi.

Il resto del lavoro quotidiano, dagli ordini ai clienti fino ai documenti per l'IVA agevolata, sta nello stesso posto, con le stesse regole: l'agente prepara, una persona decide.